Реферат: Секретарское дело

В В Е Д Е Н И Е

І. Возникновение делопроизводства.

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг; работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов (« дел «) в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной ( в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку.

Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.

В силу этого административное производство было самым распространенным.

Почти параллельно с административным делопризводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.

Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

II. История развития делопроизводства

и секретарской службы.

С древних времен дошли до нас различные документы, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IХ в. Этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде.

Среди многих специальностей, по которым в средних школах с производственным обучением готовят рабочие кадры, имеется специальность «делопроизводство». В настоящее время ее осваивают тысячи девушек и юношей, готовящихся занять самостоятельное место в жизни в качестве референтов по делопроизводству. Им предстоит интересная и важная работа в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений; информационная функция дает возможность анализировать управленческую деятельность; научно – историческая функция направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии. Как известно, документы можно написать от руки, но можно написать и на пишущей машинке. Знание машинописи упрощает труд по созданию документов и одновременно повышает их качество. Для быстрой записи речи уже давно применяется стенография.

Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами в советских учреждениях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические средства имеются в нашей стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать на машины.

Использование вычислительной техники приобретает особо важное значение в условиях автоматизированных систем управления (АСУ), так как их информационная база основывается на совокупности стандартизированных и унифицированных показателей, форм документов, массивов информации и кодификации. Внедрение АСУ должна предшествовать значительная работа по упорядочению делопроизводства на всех уровнях управления. Это в значительной мере решается путем введения единой государственной системы делопроизводства и государственных стандартов на документы (ЕГСД).

В целях дифференцированного использования основных положений ЕГСД все учреждения условно подразделяются на 4 категории. К первой относятся учреждения, документооборот которых превышает 100 тыс. документов в год, ко второй – от 25 до 100 тыс., к третьей – от 10 до 25 тыс., к четвертой – менее 10 тыс. документов в год. Такая классификация дает возможность учреждениям, относящимся к одной группе, иметь одинаковую структуру и численность делопроизводственного персонала, типовую организацию обработки документов, уровень механизации документационных работ.

Возросшее значение техники в деятельности предприятий находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке технической документации, которая проходит через канцелярии учреждения. Техническая документация используется не только лицами, непосредственно связанными с процессами строительства, но и широкими кругами сотрудников предприятий. Технические документы чаще стали встречаться в общем делопроизводстве, широко используются организации научно – технической информации. Поэтому сотрудникам делопроизводства, а тем более специалистам, занимающимся обработкой информации в АСУ, нужны знания по вопросам технического документирования.

В состав государственного аппарата вошла должность секретарь. Ей предавалось большое значение. В центре категорий служащих в первую очередь сталкивались посетители судового по ним об учреждении и стали работы государства управления. Секретарей включили в канцелярско – техническую группу специалистов, уровняв тем самым с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные группы:

а) помощники – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стенаграфистка. Переданы все административные и технические функции, которые ранее выполняли помощники и референты.

В 1970 г. была разработана и утверждена серия гос-ых на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В середине 1980 г. была разработана единая государственная система документированного обеспечения, оформлена с помощью этой системы.

Документ – ( лат.) поучительный предмет, способ доказательства. Появляется в эпоху Петра I.

В дальнейшем появилось 2-а значения слова:

1. узкое,бытовое – паспорт, удостоверение личности.;

2. переносное – все то что может свидетельствовать о чем – либо, подтверждать что – либо. Две сферы общественной практики, где документирование применяется широко: административно – управленческая, научная.

“Служебный документ”

1. директивные и распорядительные: законы, решения, приказы,

постановления;

2. административно – организационные: планы, уставы, правила,

акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

3. по личному составу: заявление, автобиография;

4. финансовая документация;

5. отчетная документация.

Все служебные документы составляются от имени юредического лица и имеют правовую значимость.

Референт по делопроизводству в учреждении отдает все силы и знания наилудшему исполнению своих обязаностей.

Приказное делопроизводство.

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа.

СУДЬЯ

ДЬЯКИ

ПОДЪЯЧИЕ

СТАРЫЕ
	СРЕДНИЕ РУКИ
		МОЛОДШИЕ

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате прик, делопроиз процветали взяточничество, чинопочитание, формамум. Не были развиты также делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Коллежское делопроизводство.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I

27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.

Как видно из приведенной выдержки, к секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности , пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Развивая отдельные делопризводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство.

На рубеже ХVIII – ХIХ в.в. Россия представляла собой феодально – крепосническое, абсолютическое государство, находившееся на стадии разложения. В течении всего ХVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата.

В 1802 г. біл издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации гос. аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, в последствии чего число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано с принятием каких – либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из ни 2 – лицензионных, 8 – моделей множительных аппаратов, 2 – вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.

Однако методы и стиль работы гос. учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала новое строительство нового гос. аппарата.

Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. – постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны « О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1927 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда ипроизводства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами.

В состав гос. аппарата вошла должность “секретарь”, с этой категорий служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата. Секретари руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.

Рабочий день секретаря.

1.Прийти на работу за 15 мин. До прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календаряхю

2.Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.

3.Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется: для облегчения ознакомленияруководителя с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.

4.Доложить руководителю о корреспонденции.

5.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить последствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выполнению помеченного. Например, если у руководителя сделана запись: « в 15.00 быть на совещании в министерстве», то у секретаря она будет выглядеть так: « 14,30 – напомнить о совещании в министерстве в 15.00, позвонить в транспортный отдел, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40 «

6.Передать по телефону или лично указание руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям о сроках исполнения документов.

7.Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня, продолжительность около получаса.

8.Работа с посетителями, телефоном (в течении всего дня).

9.Подшивка документов в дела.

10.Выполнение машинописных работ.

11.Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

12.Продолжение работы с телефоном и посетителями.

13.Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.

14.Наметить мероприятия на следующий день.

15.Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

16.Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

17.Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

18.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.

19.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Деловые и личные качества секретаря.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства) но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

1.Профессиональное мастерство.

Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение стенографировать, печатать на пишущей машине, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.

2.Инициативность.

Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, не будет преждевременным или ошибочным.

3. Организованность.

Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

4. Ответственность.

Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается, как правило, с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что его секретарь может работать самостоятельно и способен грамотно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и пиктограмм, оповещение участников совещаний и т. п.

5. Пунктуальность.

Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.

6. Осведомленность.

Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.

7. Дипломатичность, умение хранить служебную тайну.

При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам. Секретарь должен быть тактичен, вежлив и доброжелателен с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Прежде всего, нужно думать о деле и стараться сделать его максимально хорошо в пределах возможного. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

8. Хорошая память.

Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. В современной науке имеется целый ряд рекомендаций по развитию зрительной и слуховой памяти. Хорошо известны такие приемы, как подчеркивание основных слов текста, выделение главной мысли и опорных моментов текста, запоминание их путем неоднократного повторения: помогают секретарю в развитии памяти и различные картотеки, справочники и т. п.

9. Преданность работе.

Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье в школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей различна, многое здесь определяется индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы. Какие же личные качества важно иметь секретарю руководителя? На этот вопрос существует много различных мнений, поскольку немаловажным фактором является еще и совместимость, т.е. возможность успешной совместной работы двух личностей – секретаря и руководителя. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.

10. Интеллигентность.

Это качество подразумевает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.

11. Трудолюбие.

Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Однако это не значит, что если оно не воспитано в детстве, то невозможно выработать его в себе. Будучи уже взрослым человеком. Приучить себя выполнять нужную для дела работу одновременно. С хорошим качеством не обращая внимание на собственное нежелание трудится, нелегко, но вполне по силам каждому, поставившему перед собой такую цель. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на каком участке работает.

12. Добросовестность.

Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности или переложить вину на другого человека за неисполненную или плохо выполненную работу.

13. Отзывчивость и умение адаптироваться.

Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время и, особенно в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.

14. Скромность.

Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и довольно большими полномочиями, т.к. является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Недостаточная скромность может привести к злоупотреблениям с его стороны, нетактичному поведению, чванству и т.п.

15. Аккуратность.

Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми и личными качествами. Следует помнить что “секретарь – лицо учреждения”, а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.

16.Доброжелательность.

В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро внимать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названые качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Он должен быть уверен, что все возможное будет сделано. Вразговоре нужно употреблять только вежливые формы, не допускать фомильярности, обращения на “ты”.

Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю придать личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п.; чувство юмора; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Т Р Е Б О В А Н И Я К В Н Е Ш Е М У

В И Д У С Е К Р Е Т А Р Я.

Приходящие в учреждение посетители обращаются за помощью, как правило, именно к секретарю. От того, как выглядит секретарь, в значительной степени формируется мнение об учреждении в целом. Для секретаря приемной в равной степени неуместны джинсовые брюки, декольтированное бархатное платье, обувь кроссового типа и домашние тапочки. Каких же норм нужно придерживаться секретарю? Они не трудны и доступны каждому.

В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - –трогость и элегантность, соответственные направлениюмоды. Главное: о чем нужно помнить: костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, громоздкими украшениями, неуместны будут и крупные драгоценные украшения. Неприятное впечатление производят руки, унизанные кольцами. Не следует превращать себя в витрину для бижутерии. Украшения должны подчеркивать достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной. Для работы должна быть сменная обувь, так как находиться в помещении в течении рабочего дня в уличной обуви, например в зимних сапогах, вредно для здоровья.

Секретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.

Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. Ногти не должны быть слишком длинными, чтобы не мешать работе на пишущей машинке. Лак для ногтей лучше подобрать спокойного тона и следить за тем, чтобы он покрывал весь ноготь, был светлым.

Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой. Недопустимы длинные распущенные по плечам волосы, челка, закрывающая глаза.

Нередко модные девушки увлекаются излишними украшениями своего лица средствами косметики, пользуються яркой помадой, румянами, тенями для век. Для секретаря это недопустимо. Главное в пользовании косметикой – чувство меры. Дневной макияж должен быть незаметен для постороннего взгляда.

Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современнен и аккуратен.

К У Л Ь Т У Р А Р А Б О Ч Е Г О М Е С Т А

С Е К Р Е Т А Р Я

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям,обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки.

Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.

Само название помещения – приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.

Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в касметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

К У Л Ь Т У Р А П О В Е Д Е Н И Я

И О Б Щ Е Н И Я С Е К Р Е Т А Р Я

Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.

Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Назовем некоторые из них.

Большую часть времени в течении рабочего дня секретарь сидит. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.

Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу пришел.

Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими

В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.

При появлении посетителя секретарь располагает не более

15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.

Секретарю необходимо знать правила приветствования. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позволяется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято представлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщину – пожилому мужчине и т.д.

Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия – показатели низкой культуры секретаря.

Деловые контакты секретаря.

Одним из важных деловых контактов являются взаимоотношения руководитель – секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа – инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работа.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом – задача секретаря. Необходимо последовательно , но не навязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.

Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.

Переговоры по телефону.

Согласно данным, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжительность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, что они не должны существенно влиять на выполнение других работ.

На самом деле телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.

Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, мешает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойных условиях.

Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

Все вызовы руководителя по телефону должны идти только секретаря и “фильтроваться” – оцениваться с точки зрения их важности и срочности.

Секретарь должен:

Точно знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время.

Уметь выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции данного руководителя и других работников;

отсылать абонента к тому работнику, который может решить вопрос по существу.

Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, секретарь должен уметь правильно вести разговор по телефону. В настоящее время, к сожалению, весьма характерной для многих секретарей является манера разговора, очень точно описанная В. И. Терещенко в статье “Эффект мелочей”.

Секретарь обязан придерживаться следующих правил ведения служебного разговора:

1.Быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника.

2.Сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент должен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников.

Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себя и изложить свой вопрос.

3.Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента,

либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто “завтра”, “на той неделе”, или “через пару дней”.

При этом секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возможность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно.

4.В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) секретарь должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

5. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.

Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, частности передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.

Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.

1.Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, необходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.

2.Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:

1. Для записи поступающей информации секретарь должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости.

2.Чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, секретарь должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные картотеки и уметь пользоваться ими.

3.Для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т.д.

4.В случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают.

Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения.

5. Если секретарь не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.

Организация совещаний.

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.

Оформить места в гостинице.

Накануне дня совещания секретарь обязан: если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток; вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов): проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо: проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации; проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.

№ п/п

Фамилия Имя

Отчество

Должность

Учреждение,

предприятие

Почтовый индекс,

телефон

Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.

Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания – протокол, решения – были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.

После окончания совещания секретарь:

перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;

контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;

организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания;

организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

Прием посетителей.

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:

-знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

-довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия);

Если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема. Этой стороне деятельности всех наших учреждений большое значение придавал Ленин.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема трудящихся заключается в следующем:

1) Секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено.

2) Секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста , ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы.

3) В соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону.

4) Секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему трудящихся.

Подготовка служебных командировок.

Как показали исследования, многие работники и специалисты расходуют на служебные командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря. Он готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение; наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и , получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты; обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу:

-Секретарь подбирает всю необходимую для командируемого информацию.

-готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т.д.;

-печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки секретаря:

-информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

-по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки ( перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения).

-оформляет отчетные документы.

Охрана труда и техника безопасности.

1.Рабочее место машинистки должно быть удобным, оборудованным в соответствии с санитарно – гигиеническими нормами.

2. Необходимо знать и соблюдать следующие общие правила:

2.1. Выполнять работу на пищущих машинах только в

присутствии преподавателя;

2.2.Следить за правильной посадкой, правильным положением

рук и пальцев;

2.3. У учащегося должны быть подстрижены ногти, т.к.

длинные ногти мешают правильной постановки рук на

клавиатуре пишущей машинке, портят клавиатуру;

2.4. Строго следить за тем, чтобы посторонние предметы

(скрепки, ластик, грифель карандаша ) не попоали в

машину;

2.5. Переходить с одного рабочего места на другое без

разрешения преподавателя запрещаетс

2.6 Во всех случаях нарушения работы пишущей машинки

сообщать преподавателю.

Самостоятельно производить ремонт и устранять неисправности в машине запрещается.

3.При работе на пишущей машине рекомендуется пюпитрами, зрительное утомление в этом случае снижается, напряжения глаз будет минимальным.

4.От рационального освещения рабочих мест во многом зависит производительность труда. Столы размещают так, чтобы свет падал с левой стороны учащегося.

5.На рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Материалы и принадлежности следует располагать так, чтобы обеспечить наиболее рациональную последовательность движений в работе. Каждый предмет должен находиться на определенном месте. Все, что машинистка берет правой рукой, должно находиться в зоне ее досягаемости, а все что берет левой рукой – слева.

Охрана труда.

При эксплуатации электрических пишущих машин.

К эксплуатации электрических пишущих машин допускаются учащиеся, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

1.Первоначальное подключение машин к сети должен производить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя.

2.Не допускается включение машин в электрическую сеть, если у нее снята передняя крышка.

3.Запрещается открывать крышку пишущей машины, производить замену ленты, переключение ленты, если машина включена в электрическую сеть.

4.По окончании работы включатель электродвигателя нужно перевести в положение «0» и отсоединить вилку шнура от электросети.

5.В случае нарушения изоляции проводов не разрешается дотрагиваться до проводов, электрических машин распределительных щитов.

6.Электрические пишущие машины стоят на изоляционных резиновых ковриках.

7.В случае обнаружения «пощипывания» при обслуживании пишущих машин нужно немедленно прекратить работу и вызвать электромастера.

8.При обнаружении оборванного провода немедленно сообщить преподавателю.

9.Не следует без надобности включать и выключать электрические пишущие машины.